Tabletas robustas mejoran la recolección de datos

Los trabajadores encargados de realizar labores de inventario en Carlton Plants, un vivero de plantas de 1.750 acres en Dayton, en el estado de Oregón, Estados Unidos, utilizan la tableta robusta Algiz 7 de Handheld para gestionar el conteo de plantas en condiciones meteorológicas adversas.

Antes de que el vivero empezase a utilizar esta tableta robusta para recopilar datos, dos trabajadores se turnaban, utilizando papel y lápiz, para registrar información relativa a la salud de las plantas, incluyendo imágenes dibujadas a mano. En la actualidad, introducen los datos directamente en la tableta robusta mientras examinan las plantas sobre el terreno, lo cual supone un gran ahorro de tiempo y mejora la eficacia del inventario.

Carlton Plants está situado en el valle Williamette de Oregón, famoso por sus viñedos y otras empresas agrícolas. El clima frío y lluvioso que hace de este valle un lugar ideal para el cultivo, también supone una dificultad añadida para los empleados que hacen el conteo y examinan los árboles, arbustos y esquejes.

“La mayoría de los días, los trabajadores que realizan labores de inventario en el exterior lo suelen hacer en medio del barro, desde la 7 de la mañana hasta las 4 de la tarde”, afirma Esteban Herrera, director de inventario y control de calidad en Carlton Plants. “Los registros en papel solían mojarse y llenarse de barro, por lo que nos veíamos obligados a repetir el trabajo cuando no éramos capaces de comprender la información”.

La pérdida o los daños en los registros en papel suponían, en ocasiones, tener que volver a recopilar datos de campos enteros, algunos con hasta 165.000 plantas. Cuando la documentación llegaba en buenas condiciones a la oficina, los datos manuscritos aún tenían que ser introducidos manualmente en una hoja de cálculo de ordenador y, seguidamente, entregados a otro trabajador que se encargaba de ingresarlos en el sistema informático principal, un proceso que requería varias horas.

“Me pasaba el día calculando a mano y buscando información en los documentos. Se perdía muchísimo tiempo”, afirma Herrera. “Tiempo que podía haber dedicado a otros proyectos en beneficio de la compañía”.

La recopilación manual de datos no solo era muy ineficaz, sino que también comprometía la fiabilidad del inventario. Cuando se trataba de interpretar las notas manuscritas de otra persona, a partir de unos informes que habían resultado dañados, y transferir dichas notas del papel a formato digital, la probabilidad de que se produjese un error humano era muy alta.

Herrera tenía muy claro que Carlton Plants necesitaba cambiar su sistema de papel y lápiz por una herramienta de recopilación de datos que fuese más fiable. También sabía que la lluvia y el barro no combinan bien con la electrónica.

Se empezó a interesar por las tabletas robustas de recopilación de datos con capacidad para funcionar todo el día bajo la lluvia, y su búsqueda le llevó a Handheld US, con sede en Corvallis, Oregón. Handheld proporcionó una unidad de Algiz 7 a Carlton Plants con el fin de someterla a una prueba y Herrera se dio cuenta rápidamente de que la tableta robusta en cuestión se adecuaba a todas las condiciones del vivero de plantas, e incluso más.

La Algiz 7 es una tableta robusta y portátil para la recopilación de datos, con baterías intercambiables en caliente y de larga duración. Los botones de acceso directo programables, las 4 + 1 teclas de navegación y un suave teclado de pantalla hacen que la unidad resulte extremadamente fácil de usar, incluso para los trabajadores de Carlton Plants que no poseían ninguna experiencia informática previa.

En la actualidad, los trabajadores introducen los datos directamente en la Algiz 7, utilizando botones y el teclado QWERTY y, en lugar de dibujar, pueden tomar fotografías de gran calidad de las plantas en el terreno, utilizando la cámara de 5 megapíxeles integrada en la tableta robusta.

Al ser la Algiz 7 compatible con Windows 7 Ultimate, Herrera pudo crear una base de datos personalizada con Microsoft Access, directamente en la tableta robusta, que almacena la información de forma segura y se integra fácilmente con el software del ordenador. Herrera utiliza la base de datos para generar informes instantáneos, agregar números de inventario basados en códigos de variedad de plantas y filtrar datos según notas especiales. También puede establecer parámetros para alertar a los trabajadores en caso de que los datos introducidos puedan ser incorrectos, en base a las desviaciones en las comparativas entre años.

Después de un conteo, los trabajadores pueden enviar las hoja de datos de forma inmediata y directamente desde la tableta de recopilación de datos a un ordenador de la oficina mediante WiFi o USB, sin tener que perder el tiempo introduciendo datos manualmente, transfiriendo información, calculando a mano los totales del inventario, creando informes o encontrando datos concretos. Cuando surgen dudas relacionadas con los gráficos y otras notas, toda la información recopilada está a mano y es fácil de filtrar en la base de datos.

“Con una sola base de datos y una tableta robusta, ahora puedo gestionar la información que antes tenía en cientos de páginas”, dice Herrera. “Toda la información en un solo sitio”.

La Algiz 7 ha reducido el número de horas que los trabajadores dedicaban a introducir datos, permitiéndoles dedicar más tiempo a otros proyectos más amenos. También ha supuesto un ahorro en recursos, como el papel y la tinta, y ha mejorado la fiabilidad del registro del vivero. ¿Otras ventajas imprevistas? “Nuestros trabajadores han ganado en confianza, ya que han comprobado que son capaces de utilizar la tableta de recopilación de datos sin ninguna formación previa. Se abre todo un mundo de posibilidades”, afirma Herrera.

Hasta la fecha, la Algiz 7 ha sobrevivido la primavera, el verano y el otoño de Oregón, con unas condiciones meteorológicas que van desde la lluvia abundante y el barro hasta el polvo y los 95 grados Fahrenheit. Carlton Plants no ha tenido ningún problema que reportar

La introducción de una tableta robusta de recopilación de datos era el paso más obvio para Carlton Plants y los beneficios no podían ser más claros: millones de plantas y una tableta robusta han supuesto un enorme ahorro de tiempo para Herrera y su equipo.