Apaciguar al público con tecnología móvil

Imagine lo siguiente: En un día normal, el Zoo de Denver recibe más de 4.000 visitas para ver a los 4.000 animales que viven en él, con entradas y salidas durante el transcurso de varias horas. Ahora, imagine lo siguiente: Una vez concluida la jornada y habiendo alimentado a los animales, un evento especial en el zoo atrae a la misma cantidad de personas, pero en lugar de prolongar la entrada durante todo el día, todos llegan a la vez. Si ya considera un desafío el hecho de alimentar a varios miles de animales de forma puntual, imagine lo que supone admitir en una hora a todas las visitas que se producen a lo largo de todo el día. 

Al igual que la mayoría de zoológicos, la Denver Zoological Foundation no es solo una reserva natural centrada en la educación y en la conservación; también acoge distintos actos benéficos, exhibiciones y otros eventos especiales a lo largo del año. A pesar de que el zoo no suele recibir ese número de visitas a diario, requiere de un sistema efectivo para gestionar la entrada cuando los grandes acontecimientos logran reunir hasta 5.000 visitantes. Con la ayuda de dispositivos portátiles robustos con capacidad para leer códigos de barras, el zoo ha transformado su forma de coordinar la entrada de un grupo numeroso de personas a la vez. El proceso ha pasado de ser una pesadilla logística a convertirse, en la actualidad, en una operación más fluida y gestionable, ahorrando tiempo y mejorando significativamente el servicio de atención al cliente, así como la experiencia del visitante. 

Cerca del 90 por ciento de las visitas que el zoo recibe a diario pagan el importe de la entrada después de llegar, en los seis puntos de venta situados en la entrada principal. Sin embargo, durante la celebración de eventos tales como el encendido de las luces de invierno del zoo, el acto benéfico Brew at the Zoo y otros espectáculos populares, entre el 80 y el 90 por ciento de los visitantes compran sus entradas por anticipado. Estas entradas solo deben ser verificadas a la llegada. 

Dean Paulson, director de tecnologías de la información del zoo, advirtió que la instalación de puntos de control de admisión móviles, en los que los miembros del equipo de admisión pueden utilizar computadoras portátiles para la lectura de las entradas previamente impresas y admitir la entrada en cualquier punto, en lugar de hacerlo a través de los seis cajeros físicos, puede llegar a ahorrar mucho tiempo, tanto a los trabajadores del zoo como al público que asiste al evento. Se propuso encontrar una solución móvil que fuera factible. 

Paulson sabía que la tecnología necesaria para encontrar dicha solución debería incorporar un lector de códigos de barras rápido y eficiente. Además, tendría que ser lo suficientemente robusto como para poder utilizarse en el exterior, suficientemente compacto como para poder utilizarlo con una sola mano, compatible con Windows Mobile 6.0 para adecuarlo al programa de software personalizado del zoo y con conectividad Wi-Fi. Teniendo en cuenta estas especificaciones, recurrió al proveedor de sistemas de TI del zoo, Vantix Systems, Inc. ubicado en Alberta, Canadá, para dar con la mejor tecnología posible. 

Después de buscar en Internet dispositivos de lectura de códigos de barras con pantallas aptas para uso exterior, David Cheung, analista jefe de sistemas de TI en Vantix, encontró varios aspirantes, entre los que se incluía la Nautiz X5, una PDA versátil y robusta de Handheld. La Nautiz X5 es una potente computadora portátil que incorpora una gran capacidad para leer códigos de barras y un procesador de alta velocidad. Su pantalla antireflectante y su batería de larga duración son ideales para su uso en exteriores. El sistema operativo de Windows es compatible con el software de emisión de entradas y las tecnologías integradas Bluetooth, 3G y 802.11 b/g, ofrecen la conectividad necesaria para que el zoo pueda validar las entradas en tiempo real. 

“Solicité un modelo de demostración de la Nautiz X5 para poder compararlo con otros tres dispositivos robustos”, dice Cheung. “Al final, el zoo se decidió por el modelo X5, especialmente por su facilidad para leer códigos de barras.” 

“Fue una solución definitiva”, añade Paulson. “El dispositivo puede llegar a pasar por varias personas y la posibilidad de sufrir desperfectos es mayor. La Nautiz X5 es lo suficientemente ligera como para llevarla en la palma de la mano, con una correa en la parte trasera para sujetarla. Al ser robusta, era ideal para nosotros.” 

Vantix diseñó una aplicación móvil para la Nautiz X5 que permite al zoo utilizar el mismo programa en sus ordenadores portátiles y en la unidad, para poder verificar con rapidez los datos de la entrada. Los datos se envían a la aplicación de escritorio en tiempo real y se pueden consultar y analizar a través del sistema de soporte. 

Según Leslie Chenaille, directora de servicios logísticos del zoo, resulta sencillo aprender a utilizar las unidades: “Incluso podemos instruir al personal el mismo día en que van a utilizar el dispositivo”, afirma. 

Al comprar e implementar cuatro unidades de Nautiz X5, el equipo de Paulson y Chenaille ha podido convertir la puerta de salida del zoo en una segunda puerta de acceso durante la celebración de eventos especiales, dividiendo al público más numeroso y acelerando el proceso de acceso al recinto. Las unidades pueden leer los códigos de barras de las entradas impresas, así como los carnets de socio. 

Según Paulson, la tecnología ha sido un éxito. “Esta solución es similar a la utilizada en ventanilla”, dice. “Nos ayuda a agilizar la entrada al parque durante los eventos que reúnen a un público más numeroso y a ofrecer un mejor servicio de atención al cliente, con menos tiempo de espera en las colas.” 

Chenaille está de acuerdo: “La posibilidad de utilizar estas unidades en movimiento es muy importante. Podemos utilizar la zona de aparcamiento para la lectura de los códigos de barras ya que las unidades permiten la lectura desde un distancia mayor, lo que resulta muy útil durante los eventos más multitudinarios.” 

Tanto el Zoo de Denver como Vantix han quedado encantados con la Nautiz X5. Teniendo en cuenta el éxito conseguido, Cheung ha recomendado el producto a muchos clientes que ya lo emplean en la actualidad. Paulson trabaja con Handheld para implementar la última versión de la X5, que incorporará el escaneo 2-D del smartphone a la tecnología móvil de validación de entradas del zoo.