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En camino a los resultados (Retorno de la inversión con los ordenadores portátiles robustos)

Desafío

Encontrar una manera de llevar a cabo un proyecto de recopilación de datos de campo masivos, a largo plazo y de mucho trabajo, recortando, al mismo tiempo, el presupuesto.

Solución

Cambiar de un proceso arcaico y largo de recopilación de datos basado en papel a uno digital, utilizando robustos tablet PC móviles Algiz 7 y el software personalizado GeoField.

Resultado

El resultado es un proceso funcional que optimiza la precisión, reduce las necesidades temporales y laborales en el campo, acelera la mejora medioambiental proporcionando mejores datos más rápido y en un formato más utilizable, ahorrando más del 80 por ciento de costes laborales.

 

La Agencia de Protección Ambiental de Escocia utiliza tecnología móvil con el fin de ahorrar dinero en un proyecto de largo plazo de recopilación de datos de campo.

Existen diversas razones por las que las organizaciones adoptan nuevas tecnologías. Los más modernos dispositivos de alta tecnología pueden facilitar y acelerar los procesos, y proporcionar mayor exactitud y seguridad. Sin mencionar la mera satisfacción que algunos sienten por tener lo más nuevo. Pero, en definitiva, existe una razón por encima de las demás para invertir en nueva tecnología: el resultado final. El retorno de la inversión es la clave, de manera que la nueva tecnología tiene sentido cuando permite ahorrar una importante cantidad de dinero.

Esa fue la conclusión que llevó a la Agencia de Protección Ambiental escocesa (SEPA, por sus siglas en inglés) a invertir en más de dos docenas de robustos tablet PC Algiz 7, de Handheld, con el fin de recopilar datos para un proyecto piloto de medición de la contaminación. Ante un monumental emprendimiento en el medio de recortes presupuestarios, SEPA utiliza nueva tecnología que le permitirá ahorrar en el futuro más de £700.000 en apenas los primeros tres años del proyecto de 15.

Los datos son la clave para mejorar los lagos y vias fluviales

SEPA es el ente regulador de asuntos medioambientales de Escocia, con 1.000 empleados distribuidos en 22 oficinas, encargados de la protección y mejora de los 78.000 kilómetros cuadrados de territorio en el país, que incluyen 25.000 lagos y más de 125.000 kilómetros de ríos y arroyos.

Casi tres cuartos del territorio nacional se usa para la agricultura, y el problema ambiental más importante del país es la contaminación difusa proveniente de las actividades agrícolas. Esto es especialmente cierto con relación a las vias fluviales de Escocia. Y si bien el 63 por ciento de ellos se encuentra en buenas condiciones, según la calificación otorgada por la directiva marco sobre política de aguas de la Unión Europea, el gobierno escocés se ha comprometido a elevar este porcentaje a 98 para el año 2027.

SEPA identificó 102 “cuencas prioritarias”, es decir, regiones en las vias fluviales que requieren saneamiento de acuerdo con este plan ambicioso. Y el primer paso es identificar y clasificar los tipos y las fuentes de contaminación a lo largo de cada kilómetro de curso de agua comprometido. Dicha tarea requerirá bastante trabajo de campo en el terreno: los integrantes de SEPA recorrerán la red fluvial en su totalidad inspeccionando cada cuenca, y realizando, además, inspecciones en establecimientos agrícolas en toda Escocia.

La fecha de finalización de las primeras 14 cuencas prioritarias se ha fijado para el año 2015. Pero todo este trabajo debe hacerse en medio del actual clima de severos recortes en el gasto del sector público, que incluye un recorte de personal del 20 por ciento.

Un proyecto piloto para probar un método mejor

El Dr. Jonathan Bowes es un Analista/Modelador de Datos Senior en SEPA, que se especializa en datos GIS (sistemas de información geográfica) relacionados con la contaminación difusa. Como líder de las tareas de recopilación de datos para este proyecto, identificó inmediatamente un problema principal con la situación y tecnología de ese momento: que la enorme cantidad de datos de campo que se requería, se recopilaba y registraba a mano. El personal de campo debería recorrer toda la cuenca registrando ¡en papel! las prácticas agrícolas que no cumplieran con las normas (55 tipos diferentes) y otros detalles como, por ejemplo, especies no autóctonas y configuraciones de cercas. Luego, deberían organizar e ingresar los datos manualmente en el sistema informático central de SEPA. Una tarea que demanda muchísimo tiempo.

Como experto en sistemas de información geográfica, Jonathan reconoció las ventajas potenciales de utilizar la tecnología para agilizar el proceso. “El  volumen anticipado de papeleo involucrado en esta tarea suscitó la necesidad de un cambio fundamental en la manera en que SEPA recopila los datos”, dice.

Así, SEPA desarrolló un proyecto piloto para probar la eficacia y el ahorro en los costes al utilizar ordenadores portátiles robustos en el campo, equipados con programas específicos del proyecto que eliminará el papel y el papeleo de la ecuación. Se seleccionó a la cuenca prioritaria del río South Esk como área piloto para evaluar la tecnología de captura digital de datos, en paralelo con métodos existentes.

Cómo encontrar las mejores herramientas de trabajo

A fin de garantizar que el proyecto piloto no sólo probara la demostrada eficacia de la captura digital de datos, sino también identificara las mejores herramientas de trabajo, SEPA buscó los recursos adecuados. SEPA utilizó un proceso de licitación abierta para seleccionar la solución GeoField de mapeo de campo y recopilación de datos de Sigma Seven, y eligió probar ordenadores móviles robustos de tres diferentes fabricantes para realizar las pruebas en campo.

“Seleccionamos GeoField pues es rápido, liviano, sencillo de usar y totalmente personalizable para las necesidades comerciales de SEPA”, informa Jonathan, y agrega que “Sigma Seven nos ofrecía un enfoque muy atractivo e independiente”.

Conociendo muy bien las necesidades del proyecto, SEPA identificó varios requisitos específicos para los ordenadores móviles. Debían ser una solución “todo en uno”, sin unidades ni piezas auxiliares o separadas. Debían contar con localización GPS de precisión dentro de los 5 metros o menos; debían ser resistentes a los golpes, al polvo y al agua; pesar menos de 1,200 kilogramos; tener suficiente duración de la batería para funcionar un día entero de trabajo en campo con una sola carga; y tener tecnología de pantalla avanzada.

Tales requisitos limitaban un poco el campo de búsqueda. Y el ganador resultante fue el Algiz 7, un tablet PC súper robusto y ultra móvil del Grupo Handheld. El Algiz 7 ofrecía todo lo que SEPA necesitaba, y más, con un procesador Intel de 1.6 MHz y un enorme disco duro de 64 GB y 2 GB de memoria RAM. El Algiz 7, que incluye una pantalla táctil MaxView de 7 pulgadas legible a la luz del sol, y Windows 7, tiene también GPS incorporado, comunicación inalámbrica totalmente integrada y una cámara de 2 megapíxeles. Pesa sólo 1.100 kilogramos y su batería dual de 2600 mAh ofrece un día completo de trabajo, intercambiable sobre la marcha. 

El proceso con la tecnología móvil brinda ventajas significativas

Los trabajadores se dispersaron en toda la cuenca del río South Esk, recopilando datos a lo largo de las redes fluviales, utilizando sus tablets y software, evaluando las fuentes de contaminación agrícola y otros impactos en la calidad del agua causados por factores que incluyen la ingeniería de ríos, las especies no autóctonas e, inclusive, las buenas prácticas. Otro equipo inspeccionó la misma área utilizando lápiz y papel. Y los resultados demuestran las razones detalladas al comienzo de este artículo.

La interfaz personalizable del software GeoField permite eliminar campos y funciones innecesarias, garantizando que todos los trabajadores recopilen los datos de manera uniforme y con gran exactitud. El enfoque consultivo y orientado a las tareas de Sigma Seven alentó al personal de operaciones en campo de SEPA a proporcionar opiniones invalorables originadas en las pruebas, lo que permitió a SEPA ajustar detalladamente la solución que, a su vez, mejoró el desempeño del sistema en el campo. “Trabajar con Sigma Seven nos permitió repetir una y otra vez el desarrollo de la aplicación, de manera de poder consolidar su apariencia", dice Jonathan Bowes.

La recopilación electrónica de datos elimina por completo los errores tipográficos y problemas como la legibilidad de la escritura, pérdida de utensilios de escritura y los efectos del clima sobre la documentación en papel.

SEPA informó que la prueba permitió al personal de campo experimentado utilizar el sistema “en serio” bajo diferentes condiciones desafiantes como, por ejemplo, cuencas lluviosas y barrosas en tierras altas, la necesidad de saltar cercas y paredes, en caídas y golpes, en vegetación densa y en zonas de empinados cañones de ríos.

Los datos están seguros dentro del hardware del robusto Algiz 7. La información se recopila y registra en tiempo real, y se sube casi inmediatamente a los sistemas del SEPA, que puede fácilmente y de manera automática crear informes y mapas, así como un registro de auditoría completo. De manera que, efectivamente, el proceso es más fácil, rápido, preciso y seguro. ¿Pero qué significa esto a la hora de ahorrar?

La prueba está en los ahorros

SEPA pudo comparar el trabajo en la cuenca del río South Esk realizado con ordenadores móviles y con papel, mediante comparación directa caminando 400 kilómetros de la red de agua utilizando cada método. El ahorro de tiempo fue sorprendente.

En el procedimiento en el que se utilizó el papel, la recopilación de los datos en los mapas de campo llevó el equivalente a 16 días de tiempo laboral; pasar la información a una hoja de datos llevó nueve días; escanear los mapas de campo en formato PDF llevó 10 días; e importar la información de la hoja de datos al sistema GIS de SEPA llevó 10 días. El total de tiempo invertido (y pagado) fue de 45,5 días, y de aproximadamente £8.000 en costes laborales.

La misma recopilación y procesamiento de datos, pero utilizando la tecnología móvil (desde el momento de salir al campo hasta el momento de la integración en el sistema GIS) llevó ocho días de tiempo laboral en total.

Ello representa un ahorro de más de 80 por ciento en costes laborales, o aproximadamente de £6.400. Si llevamos esa cifra al contexto del primer segmento del proyecto que consiste en 14 cuencas prioritarias, el ahorro en costes laborales estimados asciende a £708.000. Y proyectado a la totalidad de las 102 cuencas, los ahorros podrían ser incalculables.

Evaluación directa desde el campo

Por supuesto que la atención puesta en el ahorro de costes deja de ser significativa si la nueva tecnología no es útil y el nuevo proceso no resulta eficiente.

SEPA descubrió que el nuevo sistema de captura y almacenamiento de datos acelera enormemente el proceso de mejora medioambiental. SEPA captura y almacena los datos de campo más rápida y prolijamente, pero sobre todo puede devolver los resultados de la auditoría e inspecciones a los entes reguladores y al personal científico vía aplicaciones GIS internas basadas en la Web. Es aquí en donde las cuestiones de falta de cumplimiento pueden rectificarse con los propietarios de las tierras de manera mucho más rápida, lo cual, en teoría, traería una respuesta medioambiental más rápida.

Jonathan Bowes lo resume de la siguiente manera: “Todo el ciclo se agiliza”.

Y la respuesta del campo ha sido altamente positiva. SEPA informa que los trabajadores encontraron que los tablet Algiz 7 son “utilizables y eficaces en operaciones de todo un día en terrenos remotos y escarpados. Y la captura digital de datos en mapas es una alternativa eficiente, precisa, robusta y fácil de usar en comparación con los registros basados en papel. ”

Los informes oficiales de la agencia conteniendo las respuestas también mencionan que el Algiz 7 es “liviano, y se adapta perfectamente a la mano”, que la pantalla MaxView ofrece “un desempeño impecable bajo la luz directa del sol, con mínimo reflejo”, y que la duración de la batería permite a los trabajadores “fácilmente obtener un día completo de uso con GPS en una sola carga”.

Una nueva dirección totalmente justificada

El proyecto piloto ha señalado el camino a un futuro funcional para la iniciativa de medición de la contaminación de SEPA. Después de evaluar aproximadamente 12.000 kilómetros de ríos utilizando el enfoque tradicional del trabajo con papel, SEPA está ahora en transición a un sistema de captura pura y exclusivamente digital mediante 26 tablet Algiz 7, junto con el software GeoField Exchange, que se integrarán a las bases de datos espacial y Oracle de SEPA.

¿Por qué? Porque la nueva tecnología es más fácil, rápida, precisa y segura. Pero principalmente porque ahorrará una enorme cantidad de dinero. Y no se puede discutir ese tipo de retorno de la inversión.

Le dejamos las palabras finales al Dr. Bowes: “El proyecto atrajo gran atención en todo SEPA ya que este concepto de trabajo de campo sin utilizar papel puede aplicarse a casi todo lo que hacemos. Potencialmente podría revolucionar los sectores principales del negocio de SEPA”.