Stryktåliga tablets förbättrar datainsamling

Carlton Plants är en 7 kvadratkilometer stor plantskola i Dayton som ligger i Oregon, USA. Här används Handhelds stryktåliga tablet Algiz 7 för att kunna räkna och inventera plantor oavsett väder och vind.

Innan plantskolan började använda sig av en stryktålig tablet (datorplatta) för sin datainsamling, fick två personer med papper och penna turas om att skriva ner uppgifter om plantornas tillstånd – och även göra handritade beskrivningar. Nu matar de istället in data direkt i den stryktåliga datorn allt eftersom de går igenom plantorna på fälten. Det sparar enorma mängder tid och gör inventeringen betydligt mer noggrann och korrekt.

Carlton Plants ligger i Willamette Valley i Oregon, ett område känt för sina vingårdar och andra företag inom jordbrukssektorn. Det svala och fuktiga vädret gör dalen perfekt för odlingar, men det medför också en tuff arbetsmiljö för de anställda som räknar och inspekterar plantskolans alla träd, buskar och jordstammar.

”De flesta dagar måste våra utomhusinventerare traska omkring i lera och vatten från klockan sju till fyra”, säger Esteban Herrera, inventerings- och kvalitetsledare på Carlton Plants. ”Pappersdokumenten blev blöta och leriga. Ibland lyckades vi inte tyda vår egen information, och då fick vi göra om hela jobbet.”

När pappersregistren blev skadade eller hamnade i fel ordning blev man ibland tvungen att samla in data på nytt för ett helt fält, med kanske ända upp till 165 000 plantor. Och även när papperen faktiskt kom tillbaka oskadda till kontoret, så måste man fortfarande föra över de handskrivna uppgifterna till ett kalkylblad på datorn och sedan lämna över till någon annan som förde det hela vidare till huvuddatorsystemet. Det kunde ta timmar.

”Jag höll på hela dagarna med att räkna ut saker för hand och leta igenom papper för att hitta rätt uppgifter. Det var otroligt tidsödande”, säger Herrera. ”Jag kunde ha lagt den tiden på andra projekt som företaget haft mer nytta av.”

Manuell datainsamling var inte bara ytterst ineffektivt, utan det kunde också göra att inventeringarna inte blev korrekta. När man både ska tolka någon annans handstil i illa medfarna rapporter, och sedan föra över de anteckningarna från papper till digitala kalkylblad, är risken oroväckande hög att något blir fel p.g.a. den mänskliga faktorn.

Det var uppenbart för Herrera att Carlton Plants behövde byta ut sitt system med papper och penna mot ett mer pålitligt datainsamlingsverktyg. Men han visste också att regn och gyttja vanligtvis inte går särskilt bra ihop med elektronik.

Han började göra efterforskningar för att hitta stryktåliga alternativ för datainsamling och letade efter en tablet som kunde fungera under långa våta dagar. I Corvallis, Oregon hittade han Handhelds amerikanska kontor som försåg Carlton Plants med en Algiz 7-enhet på prov. Herrera märkte snabbt att den stryktåliga tableten uppfyllde alla plantskolans krav och lite till.

Algiz 7 är en fullt stryktålig och bärbar tablet med lång batteritid, vilka även kan bytas under användning. Med sina programmerbara snabbtangenter och 4 + 1 navigationsknappar, samt ett pektangentbord på skärmen, är enheten oerhört enkel att använda – även för de i personalen på Carlton Plants som inte hade någon tidigare erfarenhet av datorer.

Nu skriver inventerarna in uppgifter direkt i Algiz 7 med de enkla knapparna och tangentbordet, och istället för att rita teckningar kan de lätt ta utmärkta foton av plantorna på fältet, med den stryktåliga tabletens inbyggda kamera på 5 megapixlar.

Algiz 7 kör Windows 7 Ultimate, och tack vare det kunde Herrera skapa en anpassad Microsoft Access-databas direkt på tableten. Den lagrar information på ett säkert sätt och integreras smidigt med den redan befintliga Windowsmjukvaran. Herrera använder databasen för att skapa ögonblicksrapporter, filtrera data och sammanställa inventeringssiffror baserade på specifika koder för olika varianter av växter. Han kan även ställa in parametrar som varnar personalen om att inmatade uppgifter kanske inte stämmer, genom avvikelser från årsvisa jämförelsevärden.

Efter en räkning kan personalen direkt skicka in kalkylbladsdata från sin tablet till en kontorsdator, antingen via trådlöst nätverk eller USB. Det behövs inte längre någon tid för att skriva in data manuellt, överföra information, räkna ut inventeringssummor för hand, skapa rapporter eller leta rätt på vissa data. När det uppstår frågor om diagram och noteringar, finns alla räkningsuppgifter nära till hands och är lätta att filtrera i databasen.

”Information som förut fanns på hundratals papper kan jag nu hantera med bara en enda databas på en stryktålig tablet”, säger Herrera. ”Jag har alltihop på samma plats.”

Med Algiz 7 slipper man nu åtskilliga arbetstimmar som förut gått åt till datainmatning. De som arbetat med detta kan nu därför använda tiden till andra och roligare projekt. Förutom tiden har manockså sparat in på andra resurser, som papper och bläck, och gjort plantskolans dokumentation mer tillförlitlig. Och en annan oväntad fördel: ”När personalen märkte att de så lätt kunde använda en tablet utan någon datorutbildning stärkte det deras självförtroende. Det öppnar upp för fler möjligheter”, säger Herrera.

Hittills har Algiz 7 klarat väderförhållandena under både vår, sommar och höst i Oregon, med allt från gyttja och ösregn till damm och 35 graders värme.

Att införa stryktålig datainsamlingsteknik var ett naturligt steg för Carlton Plants och det är enkelt att sammanfatta fördelarna: miljontals plantor och en stryktålig tablet har lett till enorma tids- och kostnadsbesparingar för Herrera och hans team.