Kommunal datainsamling i ett steg och på ett ställe

Den som någon gång har arbetat med datainsamling är känner till den här sanningen: Informationens värde är beroende av i vilken mån den kan utnyttjas. Och inom dagens kommunala budgetramar är tids- och kostnadseffektivitet viktigare än någonsin, vilket gör att allt som rationaliserar arbetsuppgifterna är av stort värde. Därför har kombinationen av den stryktåliga handdatorn Nautiz X7 från Handheld och den mångsidiga programvaran Atlas360 från LogicConcepts varit revolutionerande för ett antal amerikanska kommuners datainsamling: inte nog med att personalen på ett effektivare sätt kan samla in mer information, kommunen kan även utnyttja informationen i högre grad än tidigare.

Vanligtvis patrullerar en kommuns fältpersonal orten och söker efter överträdelser eller problem, besiktigar kommunens egendom och samlar in data om olika företeelser. Mycket av detta görs för hand på papper. Därefter måste all information matas in i en central databas, vilket är en tidskrävande uppgift som gör att personalen inte kan vara ute på fältet. ”Kommunarbetarna brukar vara tvungna att sätta sig vid ett tangentbord och själva mata in all information”, säger Mack McCarter på LogicConcepts. ”Det kan ibland vara besvärligt. Man vill helst bara enkelt och smidigt kunna trycka på en knapp och gå vidare.” 

Och smidighet är just vad Handhelds Nautiz X7 med den inbyggda mjukvaran Atlas360 tillhandahåller. Genom mobil teknik och mobila kommunikationsfunktioner kan användaren hantera en rad olika offentliga arbeten från början till slut direkt från fältet, vilket gör den separata datainmatningen överflödig och skapar en integrerad arbetsprocess. 

Låt oss ta en överträdelse av kommunens ordningsföreskrifter som exempel – en observation av en korsning där en invånare har rapporterat en stor yvig häck orsakar dålig sikt i korsningen vid grannens hus. Med de flesta nuvarande system måste kommunens personal ta sig till platsen, skriva ned adressen, anteckna vad problemet är, lägga till en detaljerad beskrivning av vad som behöver göras och ta ett foto som bevis. Senare måste den anställde mata in all denna information separat i kommunens datorsystem. Kanske blir det även nödvändigt att åka tillbaka till platsen och överlämna ett meddelande om överträdelse. Tack vare den avancerade teknik som Nautiz X7 och den specialanpassade mjukvaran erbjuder kan fältpersonalen istället ta hand om allt detta på plats under loppet av några minuter. 

I det här fallet är det Handhelds amerikanska kontor i Corvallis, Oregon som tillhandahållit hårdvaran, – den stryktåliga handdatorn Nautiz X7. Handheld US har samarbetat med LogicConcepts på ett flertal projekt. ”Vår programvara kan användas med många olika sorters hårdvara”, säger McCarter, ”men vi föredrar ett samarbete med Handheld. Efter att ha prövat andra typer av hårdvara har vi nu bestämt oss för Handheld, eftersom de erbjuder den bästa produkten.” 

Nautiz X7 har allt som en typisk kommun behöver för att rationalisera arbetet på fältet. Det är en stryktålig och lättanvänd handdator med ett imponerande antal funktioner och prestanda. Nautiz X7 har inbyggd GPS, 3 megapixels kamera med blixt och autofokus, röstinspelningsfunktion, antireflekterande pekskärm och tolv timmars batteritid. Dessutom är den tillräckligt stryktålig för arbete på fältet: den är helt damm- och vattentät, den tål upprepade fall och stötar, den fungerar i temperaturer upp till 60 °C och ned till -30 °C och levereras med tre års garanti.

När Nautiz X7 kombineras med LogicConcepts Atlas360 är den ett perfekt instrument för kommunala fältarbeten. Mjukvaran kan enkelt programmeras med uttömmande information om bland annat gatuadresser, bostadsägarens namn på varje adress, kommunkoder och mycket mer. Dessutom kan gränssnittet anpassas till uppgiften. Separata formulär kan skapas för varje uppgift, med en enkel uppsättning frågor och motsvarande svarsknappar som den anställde kan välja på pekskärmen, samt en knappsats på skärmen för inmatning av mer detaljerad information. ”Kommunförvaltningen vet vilka frågor som ska ställas, beroende på vad de behöver få reda på”, säger McCarter. ”Vi skapar ett arbetsflöde där den anställde enkelt och konsekvent kan samla in data med hjälp av enkla knappar.”

Med hjälp av handdatorn kan den anställde markera en plats med GPS, registrera typ av överträdelse eller brist, ange eventuell kod, ta en bild med datummärkning och platsuppgifter samt lägga till en beskrivning av hur problemet ska åtgärdas. Med hjälp av pekskärmen kan den berörda personen till och med underteckna rapporten. Genom ett mjukvarualternativ som är under utveckling kommer man att kunna utnyttja handdatorns Bluetooth-funktion för att sända information direkt till en bärbar skrivare och skriva ut ett meddelande på plats, vilket kan hängas på dörren för att upplysa om problemet när husägaren inte är hemma. 

Med hjälp av handdatorns inbyggda trådlösa funktion och GIS-system kan den anställde vid slutet av arbetsdagen med en enda knapptryckning ladda upp dagens data med bilder till kommunens databas. Därifrån kan uppgifterna läggas in i kartor med datapunkter. ”Om du klickar på en viss punkt visas en beskrivning av överträdelsen, tids- och datumstämpel samt foto som dokumenterar problemet”, säger McCarter.

Nautiz X7 kan även användas med kalkylprogram, vilket i hög grad underlättar bedömningar som rör exempelvis amerikanska trottoarer och gångvägar, som ofta är byggda med hjälp av stora betongplattor. McCarter förklarar: ”Om man exempelvis måste avlägsna en platta på 100×150 cm kan informationen läggas in i ett kalkylprogram, som kan identifiera plattan, visa vilken utrustning som krävs för uppgiften, beräkna arbetsinsatsen – och allt detta kan föras in i ett arbetsordersystem.” 

När en kommun väl börjar använda en sådan här lösning för en uppgift dröjer det inte länge förrän den upptäcker många andra tillämpningsområden. Kommuner kan använda kombinationen Nautiz X7/Atlas360 för en lång rad datainsamlingsprojekt, bland annat för att se till att snöröjningsföreskrifter följs, rapportera brandfaror, spåra avfalls- och återvinningsinsamling, övervaka flygplatser, schemalägga underhåll av kommunal egendom – möjligheterna är nästan oändliga. ”Efter att folk ser lösningen börjar kugghjulen snurra”, säger McCarter. ”De ser att de bara behöver trycka på en knapp för att spåra något och börjar tänka efter hur detta kan användas för andra uppgifter. Kanske kan den här knappen göra något annat…”