Les tablettes robustes améliorent la collecte de données

Les employés chargés des inventaires chez Carlton Plants, une pépinière de 1 750 acres (708 hectares et 20 ares) à Dayton, Oregon, aux États-Unis, utilisent une tablette durcie Algiz 7 pour gérer le comptage des plantes dans des conditions extérieures difficiles.

Avant que la pépinière n’utilise cette tablette durcie de collecte de données, deux employés enregistraient tour à tour, à l’aide d’un papier et d’un crayon, des informations sur la santé des plantes, avec des représentations dessinées à la main. Désormais, ils les saisissent directement dans la tablette durcie tout en relevant les plantes sur le terrain, en économisant d’énormes quantités de temps et en améliorant l’exactitude de leur inventaire.

Carlton Plants se trouve dans à Willamette Valley dans l’Oregon, qui est célèbre pour ses vignobles et autres entreprises agricoles. Les conditions météorologiques froides et humides, qui font de la vallée un formidable climat de croissance engendrent aussi un environnement de travail difficile pour les employés qui comptent et inspectent les arbres, arbustes et rhizomes de la pépinières.

« La plupart du temps, nos employés d’inventaire extérieur marchent péniblement dans la boue et l’eau de 7 heures du matin à 16h, » dit Esteban Herrera, directeur de contrôle d’inventaire et de qualité chez Carlton Plants. « Les enregistrements sur papier étaient mouillés et salis, et nous étions obligés de refaire le travail si nous ne pouvions pas obtenir les informations. »

Endommager ou égarer des enregistrements sur papier impliquait parfois de collecter à nouveau les données pour des terrains entiers, avec jusqu’à 165 000 plantes par terrain. Lorsque les papiers revenaient au bureau intactes, les données écrites à la main devaient encore être saisies sur l’ordinateur dans un tableur puis remises à un autre employé afin de les saisir dans le système de l’ordinateur principal – un processus qui prenait des heures.

« Je passais mes journées à faire des calculs manuels et à fouiller dans les papiers pour trouver les informations. Cela prenait un temps fou, » dit Herrera. « C’était du temps que j’aurais pu passer sur d’autres projets au profit de l’entreprise. »

La collecte manuelle des données n’était pas seulement fortement inefficace ; elle compromettait aussi l’exactitude de l’inventaire. Entre le fait d’interpréter les notes manuscrites de quelqu’un d’autres et des rapports endommagé puis de transférer ces notes des versions papier sur des tableurs numériques, la probabilité d’erreur humaine était devenue inconfortablement élevée.

Il était clair pour Herrera que Carlton Plants devait remplacer son système crayon et papier par un outil de collecte de données plus fiable. Mais il savait aussi que la pluie et la boue ne s’accordaient guère avec l’électronique grand public.

Il commença à chercher des tablettes durcies de collecte de données qui pouvaient fonctionner toute la journée en conditions humides, et sa recherche le mena à Handheld US, basée à Corvallis, Oregon. Handheld a fourni une unité Algiz 7 afin que Carlton Plants la teste, et Herrera a rapidement trouvé que cette tablette durcie répondait à toutes les exigences — et probablement plus.

L’Algiz 7 est entièrement portable, une tablette de collecte de données entièrement durcie avec des batteries durables et changeables à chaud. Des raccourcis programmables et 4+1 touches de navigations plus un clavier virtuel rendent l’unité extrêmement facile à utiliser — même pour les travailleurs de Carlton Plants qui n’avait pas d’expérience antérieure avec un terminal.

À présent les travailleurs en charge de l’inventaire peuvent directement saisir les données sur l’Algiz 7 à l’aide de simples boutons et du clavier QWERTY, et, au lieu de dessiner des images, ils peuvent facilement prendre des photos de grande qualité des plantes sur le terrain à l’aide de l’appareil photographique de 5 mégapixels intégré dans la tablette.

L’Algiz 7 fonctionne sous Windows 7 Ultimate, ce qui permet à Herrera de créer une base de données personnalisée Microsoft Access directement sur la tablette durcie qui stocke les informations en toute sécurité et s’intègre harmonieusement avec le logiciel PC de bureau. Elle utilise la base de données pour générer des rapports instantanés, ajouter des numéros d’inventaire basés sur les codes des variété de plantes, et filtrer les données conformément aux notes spéciales. Elle peut également configurer des paramètres qui alerteront les employés si les données saisies peuvent être incorrectes, en fonction des déviations des comparaisons année après année.

Après un comptage, les employés peuvent envoyer des données sur tableur instantanément et directement à partir de la tablette de collecte de données vers un ordinateur de bureau par WiFi ou USB — sans perdre davantage de temps à saisir manuellement les données, transférer des informations, calculer manuellement les totaux des inventaires, créer des rapports ou trouver des données spécifiques. Lorsque des questions surgissent sur les graphiques et les notes, toutes les informations comptabilisées sont à porter de main et faciles à filtrer dans la base de données.

« Dans une base de données sur une tablette durcie, je peux gérer des informations qui étaient conservées sur des centaines de feuilles de papier, » dit Herrera. « Toutes les informations se trouvent dans un seul endroit. »

L’Algiz 7 a supprimé d’innombrables heures de travail que les employés consacraient à la saisie des données, en leur permettant de passer du temps supplémentaire sur d’autres projets plus agréables. Elle a également permis d’économiser des ressources telles que le papier et l’encre, et amélioré la fiabilité de la tenue des dossiers de la pépinière. Un autre avantage inattendu ? Nos employés ont gagné en confiance, depuis qu’ils ont vu qu’ils peuvent utiliser la tablette de collecte des données sans aucune formation en informatique. Cela permet plus de possibilités, » affirme Herrera.

Jusqu’à présent, l’Algiz 7 a survécu aux conditions météorologiques du printemps, de l’été et de l’automne de l’Oregon, en subissant la boue et un forte humidité puis la poussière et une température de 95 degrés Fahrenheit. Carlton Plants n’a aucun problème à rapporter.

Introduire une tablette de collecte de données était une nouvelle étape naturelle pour Carlton Plants, et ajouter les avantages ne pourrait pas être plus simple : des millions de plantes, plus une tablette PC durcie, a conduit à d’énormes gains de temps et d’argent pour Herrera et son équipe.