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À la recherche du résultat net (retour sur investissement avec des ordinateurs de poche robustes)

Le défi

Trouver un moyen de mener à bien un énorme projet à long terme de collecte de données sur le terrain et qui est exigeant en main-d’œuvre, tout en réduisant le budget en même temps.

La solution

passer d’un processus de collecte de données sur papier archaïque et faisant perdre du temps à un système numérique, en utilisant les Algiz 7, tablettes PC robustes et mobiles et les logiciels GeoField personnalisés.

Le résultat

un processus simplifié qui augmente la précision, réduit les besoins en temps et en main-d’œuvre sur le terrain, accélère l’amélioration de l'environnement en fournissant de meilleures données plus rapidement et dans un format plus utilisable, et permet des économies de plus de 80 % des coûts de main-d'œuvre.

 

L’Agence écossaise de protection de l'environnement utilise la technologie mobile pour économiser de l'argent sur un projet à long terme de collecte de données sur le terrain.

Les organisations peuvent adopter de nouvelles technologies pour de nombreuses raisons. Les derniers appareils de haute technologie peuvent rendre le processus plus facile, plus rapide, plus précis et plus sûr. De plus, il y a la simple satisfaction d'avoir le dernier produit sorti. Mais à la fin, il y a une raison primordiale d'investir dans les nouvelles technologies : le résultat net. Le retour sur investissement est la clé et la nouvelle technologie est ce qu’il y a de plus sensé quand elle peut faire économiser beaucoup d’argent.

Telle était la conclusion qui a poussé l'Agence écossaise de protection de l'environnement (SEPA) a investir dans plus de deux douzaines de tablettes PC robustes Algiz 7 de Handheld pour recueillir des données pour un projet pilote d’évaluation de la pollution. Face à un engagement monumental durant une période de compression budgétaire, SEPA utilise une nouvelle technologie qui pourrait déjà faire économiser plus de £ 700 000 au cours des trois premières années sur un projet de 15 ans.

Les données sont la clé de l’amélioration des voies d’eau

SEPA est le régulateur de l'environnement de l'Ecosse, avec 1 000 personnes dans 22 bureaux sur le terrain chargés de la protection et de l'amélioration de 78 000 km2 de terres, qui comprennent 25 000 lochs (lacs) et plus de 125 000 km de rivières et de ruisseaux.

Près des trois quarts de la superficie du pays est exploité par l'agriculture et le problème environnemental le plus important du pays est la pollution diffuse provenant des activités agricoles. Cela est particulièrement vrai pour les voies d'eau en Ecosse. Tandis que 63 % d'entre elles sont considérées comme étant en bon état, conformément à la directive cadre sur l'eau de l'Union européenne, le gouvernement écossais s'est engagé à augmenter ce chiffre à 98 % en 2027.

SEPA a identifié 102 « bassins versants prioritaires » - régions de voies d’eau qui ont besoin d'assainissement en vertu de ce plan ambitieux. La première étape est d'identifier et de classer les types et sources de pollution le long de chaque kilomètre des voies d'eau concernées. Il faudra pour cela un travail sérieux de fond et sur le terrain : le personnel SEPA va parcourir tout le réseau fluvial et étudiera chaque bassin versant. SEEPA procèdera également à des inspections à l'échelle des exploitations à travers l'Ecosse.

L’objectif est de terminer l’étude des 14 premiers bassins versants prioritaires d'ici 2015. Mais tout ce travail doit être accompli dans un climat actuel de diminutions sévères dans les dépenses du secteur public, qui intègrent une réduction de 20 % du personnel.

Un projet pilote visant à tester une meilleure méthode

Dr Jonathan Bowes est un analyste supérieur de données / modeleur pour SEPA, spécialisé dans les données SIG liées à la pollution diffuse. En tant que leader des efforts de collecte de données pour ce projet, il a immédiatement vu un problème majeur avec l'état actuel des choses - et la technologie : les quantités massives de données de terrain nécessaires étaient recueillies et enregistrées à la main. Le personnel de terrain devrait marcher dans tout le bassin versant, enregistrant des pratiques agricoles non conformes (55 types différents) ainsi que d'autres détails tels que les espèces non indigènes et les configurations des clôtures... sur papier. Ensuite, les données devraient être organisées et saisies manuellement dans le système informatique central de SEPA. Une tâche extrêmement longue.

En tant qu’expert SIG, Jonathan a reconnu les avantages potentiels de l'utilisation des technologies pour rationaliser le processus. « Le volume prévu des formalités administratives impliquées dans cet exercice a déclenché la nécessité d'un changement fondamental dans la façon dont SEPA doit recueillir des données », dit-il.

SEPA a donc développé un projet pilote visant à tester les gains d'efficacité et de coût lors de l'utilisation d'ordinateurs de poche robustes sur le terrain, équipés de logiciels spécifiques au projet, qui permettraient d'éliminer le papier et la paperasserie de cette équation. Le bassin versant prioritaire de South Esk a été choisi comme zone pilote pour l'évaluation de la technologie de saisie numérique des données parallèlement aux méthodes existantes.

Trouver les meilleurs outils pour le travail

Pour s'assurer que le pilote n'a pas seulement prouvé la plus grande efficacité de la collecte numérique des données, mais a également identifié les meilleurs outils à utiliser dans ce but, SEPA a recherché les bonnes ressources. SEPA a utilisé un processus d'appel d'offres ouvert pour sélectionner la cartographie de terrain et la solution la collecte des données GeoField de Sigma Seven, et a choisi des ordinateurs mobiles robustes de trois fabricants différents afin de les tester dans des essais sur le terrain.

« Nous avons choisi GeoField car il est rapide, léger, simple à utiliser et entièrement personnalisable aux besoins des activités de SEPA » rapporte Jonathan, « Sigma Seven nous a offert une approche indépendante très intéressante. »

Connaissant très bien les besoins du projet, SEPA a identifié plusieurs exigences spécifiques pour les ordinateurs portables. Ils devaient être une solution tout-en-un, ce qui signifie aucunes unités auxiliaires ou pièces séparées. Ils devaient avoir une précision de localisation GPS de moins de 5 mètres ; être résistants aux chocs et étanches à la poussière et à l’eau ; peser moins de 1,2 kg ; avoir une durée de vie de batterie assez longue pour effectuer une journée entière de travail sur le terrain sur une seule recharge, et une technologie d'écran avancée.

Ces exigences restreignent le choix. Et finalement SEPA a choisi l'Algiz 7, une tablette PC ultra-mobile et super-robuste du groupe Handheld. L'Algiz 7 a tout ce dont SEPA a besoin et même plus : un processeur Intel 1,6 MHz et un énorme disque dur de 64 Go et 2 Go de RAM. L'Algiz 7, avec un écran tactile MaxView de 7 pouces lisible en plein soleil et fonctionnant sous Windows 7, un GPS également intégré, une communication sans fil entièrement intégrée et un appareil photo 2 mégapixels. Il ne pèse que 1,1 kg et sa double batterie 2600 mAh permet une journée de travail complète et est interchangeable à chaud.

Le processus de technologie mobile offre des avantages significatifs

Les travailleurs se sont dispersés dans tout le bassin versant de South Esk, collectant des données le long des voies d’eau en utilisant leurs tablettes et logiciels, évaluant les sources de pollution agricoles ainsi que d'autres impacts sur la qualité de l'eau causés par des facteurs, tels que l'ingénierie fluviale, les espèces non indigènes et aussi de bonnes pratiques. Une autre équipe a étudié la même zone en utilisant des stylos et du papier. Et les résultats ont illustré les raisons énumérées au début de cet article.

L'interface personnalisée du logiciel GeoField supprime les champs et fonctions inutiles ; assurant que la collecte des données est cohérente pour tous les travailleurs et très précise. L’approche consultative et orientée sur les tâches de Sigma Seven a encouragé le personnel des opérations sur le terrain de SEPA à fournir des commentaires précieux suite aux essais, permettant ainsi à SEPA d’affiner leur solution, qui à son tour a amélioré les performances du système sur le terrain. « Travailler avec Sigma Seven nous a permis de reprendre le développement de l'application pour nous permettre de la préciser », dit Jonathan Bowes.

La collecte de données électronique élimine pratiquement les fautes de frappe et les erreurs, ainsi que les problèmes de lisibilité d'écriture, la perte du matériel d'écriture et les effets des conditions météorologiques sur le papier.

SEPA a rapporté que les essais ont permis au personnel de terrain expérimenté d’utiliser le système « en réel » dans une gamme de conditions difficiles telles que : des bassins versants de montagne boueux et sous la pluie, sauts par-dessus des clôtures et des murs, chutes et autres traitements difficiles, une végétation dense, des terrains abrupts et difficiles d’accès ainsi que des cours d'eau.

Les données sont sécurisées à l’intérieur d’Algiz 7 qui est un appareil robuste. Les informations sont recueillies et enregistrées en temps réel et transférées presque immédiatement dans les systèmes SEPA, qui peuvent facilement et automatiquement créer des rapports et des cartes, ainsi qu'une piste d'audit complète. Donc, oui, le processus est plus facile, plus rapide, plus précis et plus sûr. Mais qu'est-ce que cela signifie pour le vrai test –des économies ?

La preuve est dans les économies

SEPA étaient en mesure de comparer le travail sur le bassin versant de South Esk avec les ordinateurs mobiles au travail effectué sur papier, par une comparaison directe en marchant le long de 400 kilomètres de voies d’eau et en utilisant chacune des méthodes. Les économies de temps étaient surprenantes.

Dans la procédure sur papier, la collecte de données dans les cartes de terrain a pris l'équivalent de 16 jours de temps de travail ; la conversion des données vers un tableur a pris 9 jours ; la numérisation des cartes sur le terrain dans des fichiers PDF a pris 10 jours et l’importation des données d'un tableur dans le système SIG SEPA a pris 10 jours. Le temps total dépensé (et payé) : 45,5 jours et environ £ 8000 pour les coûts de main-d'œuvre.

La même collecte et le même traitement des données en utilisant la technologie mobile - de la marche sur le terrain à l'intégration dans le système SIG - a pris 8 jours de temps de travail, en tout.

Cela représente une économie de plus de 80 % des coûts de main-d'œuvre - ou à peu près £ 6 400. Pour mettre cela dans le contexte du premier segment de projet de seulement 14 bassins versants prioritaires, les économies de main-d’œuvre estimées sont de £ 708.000. Et projeter ceci sur l'ensemble du projet de 102 bassins versants, les économies pourraient être énormes.

Évaluation venant tout droit du terrain

Bien sûr, se concentrer sur des économies de coûts n'a pas de sens si la nouvelle technologie n'est pas utile et si le nouveau processus n'est pas efficace.

SEPA a découvert que le nouveau système de saisie et de stockage de données accélère grandement le processus d'amélioration de l'environnement. SEPA saisit et stocke des données sur le terrain plus rapidement et de manière plus rigoureuse, mais surtout, l’agence peut fournir les résultats des recherches et des audits aux postes de travail du personnel de la réglementation et de la science par le biais d'applications internes SIG sur le Web. C'est là que les problèmes de non-respect peuvent être réglés avec les propriétaires terriens beaucoup plus rapidement, ce qui, théoriquement, apporte une réponse écologique plus rapide.

Jonathan Bowes résume : « L'ensemble du cycle va plus vite »

Et les réactions sur le terrain ont été très positives. SEPA rapporte que les travailleurs ont trouvé que l'Algiz 7 est « utilisable et efficace pour une journée d’opérations sur un terrain accidenté et éloigné. Et la saisie numérique des données sur les cartes est une alternative efficace, précise, robuste et facile à utiliser comparativement à l’enregistrement basé sur du papier. »

Le rapport officiel des réactions de l'agence mentionne également que l'Algiz 7 est « léger et parfaitement adapté à la main », que l'écran MaxView offre « d'excellentes performances à la lumière directe du soleil, avec une réflexion minimale » et que la vie de la batterie permet aux travailleurs « d’obtenir facilement une journée complète d'utilisation du GPS sur une seule charge. »

Une nouvelle direction pleinement justifiée

Le projet pilote a montré la voie pour un avenir simplifié pour l’initiative d'évaluation de pollution de SEPA. Après avoir évalué environ 12000 km de rivières en utilisant l'approche de papier traditionnelle, SEPA passe maintenant à un système de saisie purement numérique, environ 26 tablettes Algiz 7, combinées avec le logiciel GeoField Exchange qui s’intégrera à la base Oracle de l’entreprise de SEPA, et à des bases de données spatiales.

Pourquoi ? Parce que la nouvelle technologie est plus facile, plus rapide, plus précise et plus sûre. Mais surtout parce que cela va faire économiser une énorme somme d’argent. Et vous ne pouvez pas argumenter contre ce genre de retour sur investissement.

Nous allons laisser les derniers mots au Dr Bowes: « Le projet a attiré une grande attention à travers SEPA puisque ce concept de travail sur le terrain sans papier est applicable à presque tout ce que nous faisons. Potentiellement, cela pourrait révolutionner les parties principales des activités de SEPA. »