Parempaa tiedonkeruuta lujitettujen tablettien avulla

Algiz 7 on poistanut lukemattomia työtunteja, jotka on tarkoitettu tietojen syöttämiseen, jolloin työntekijät voivat viettää ylimääräistä aikaa muille hankkeille. Se on myös säästänyt resursseja, kuten paperia ja mustetta, ja parantanut lastentarhan kirjanpidon luotettavuutta.

Daytonissa, Yhdysvaltain Oregonissa sijaitsevalla 1 750 eekkerin kokoisella Carlton Plants -taimitarhalla joudutaan pitämään kirjaa valtavasta määrästä taimia haastavissa ulko-olosuhteissa, ja tähän työhön käytetään Handheldin lujitettuja Algiz 7 -tabletteja.

Ennen Algiz 7 -tablettien hankkimista työhön tarvittiin kaksi työntekijää, jotka vuorotellen pitivät kirjaa kynän ja paperin avulla kasvien kunnosta ja piirsivät käsin myös lisäselityksiä. Nyt he syöttävät tiedot suoraan lujitettuun tablettiin kiertäessään ympäri taimitarhaa, mikä säästää lukemattomia työtunteja ja mahdollistaa paljon inventaariotietojen tarkkuuden.

Carlton Plants -taimitarha sijaitsee Oregonin Willametter Valleyssä, joka tunnetaan viinitarhoistaan ja muista maatalousalan yrityksistään. Laakson viileät mutta kosteat olosuhteet luovat ihanteellisen kasvuympäristön kasveille; se on kuitenkin samalla erittäin haastava työympäristö taimitarhan puiden, pensaiden ja juurakoiden kunnosta huolehtiville ja niiden määriä kirjaaville työntekijöille.

”Useimpina päivinä ulkotyötä tekevät työntekijämme rämpivät mudassa ja vedessä aamuseitsemästä iltaneljään asti,” kertoo Esteban Herrera, Carlton Plantsin inventaario- ja laadunvalvonnan esimies. ”Paperiset asiakirjat kastuvat ja likaantuvat, ja meidän oli pakko tehdä uudelleen kertaalleen jo tehtyä työtä, jos kirjoitetuista tiedoista ei saanut enää selvää.”

Joskut paperit saattoivat myös vaurioitua tai kadota, mikä johti siihen, että kokonainen peltoalue, jolla voi olla jopa 165 000 kasvia, oli pakko käydä uudelleen läpi. Vaikka paperit olisivatkin löytäneet tiensä takaisin toimistolle vahingoittumattomina, käsinkirjoitetut tiedot oli silti syötettävä erikseen tietokoneen laskentataulukko-ohjelmaan, minkä jälkeen toinen työntekijä syötti ne vielä päätietokonejärjestelmään. Tämä prosessi vei kokonaisuudessaan lukuisia työtunteja.

”Työpäiväni kuluivat siihen, että kävin käsin läpi papereita ja yritin löytää niistä tarvitsemiani tietoja. Se vei todella paljon aikaa”, Herrera kertoo. ”Olisin voinut käyttää tuon ajan tehden jotain tuottavampaakin.”

Tietojen kerääminen käsin ei ollut vain äärimmäisen tehotonta, vaan väistämättä myös epätarkkaa. Kun toisen työntekijän käsin kirjoittamia tietoja tulkittiin kovia kokeneista raporttipapereista ja näitä tietoja siirrettiin tietokoneen laskentataulukoihin, inhimillisten virheiden todennäköisyys oli erittäin suuri.

Herraralle oli täysin selvää, että Carlton Plantsin oli siirryttävä kynän ja paperin aikakaudesta luotettavampaan tietojen keruu- ja tallennusmenetelmään. Muta ja sade eivät ole kuitenkaan hyvä yhdistelmä kuluttajaelektroniikan kannalta.

Niinpä hän alkoi etsiä lujitettua tietokonetta, joka kestäisi koko päivän märissäkin olosuhteissa, ja tämä etsintä johti hänet Handheldin Yhdysvaltain Oregonin Corvallisissa sijaitsevalle konttorille. Handheld toimitti Carlton Plantsille Algiz 7 -laitteen testikäyttöön, ja Herrera huomasi hyvin nopeasti, että tabletti vastasi kaikkia taimitarhan vaatimuksia – ja vielä enemmänkin.

Algiz 7 on täysin kannettava, täysin lujitettu tiedonkeruutabletti, jossa on pitkäkestoinen akku, joka voidaan vaihtaa järjestelmää sammuttamatta. Ohjelmoitavien pikanäppäinten, 4 + 1 siirtymispainikkeen sekä kosketusnäytön näppäimistön ansiosta laitetta on erittäin helppo käyttää – jopa Carlton Plantsin työntekijöiden mielestä, vaikka heillä ei aiempaa kokemusta tietokoneiden käytöstä ollutkaan.

Nyt inventaariotyöntekjät syöttävät tiedot suoraan Algiz 7 -tietokoneeseen helppoja painikkeita ja QWERTY-näppäimistöä käyttäen, ja kuvien piirtämisen sijaan he voivat tarvittaessa ottaa kasvista korkealaatuisen valokuvan tabletin 5 megapikselin kameralla.

Algiz 7 käyttää Windows 7 Ultimate -käyttöjärjestelmää, minkä ansiosta Herrera pystyi luomaan mukautetun Microsoft Access -tietokannan suoraan lujitetulle tabletille. Tietokantaan tiedot voidaan tallentaa turvallisesti, ja se toimii saumattomasti PC-tietokoneen ohjelmistojen kanssa. Tietokannan avulla Herrera luo pikaraportteja, tekee koosteita varastojen kokonaismääristä kasvien lajikoodien perusteella ja lajittelee tietoja erityishuomautusten perusteella. Hän voi myös määrittää asetuksia, joiden ansiosta työntekijät saavat ilmoituksen, jos aiempien vuosien laskentatulosten vertailujen perusteella on syytä epäillä syötetyn määrän olevan virheellinen.

Laskennan jälkeen työntekijät voivat lähettää laskentataulukon tiedot välittömästi ja suoraan tabletilta toimiston tietokoneelle Wi-Fi- tai USB-yhteyden avulla. Enää heidän ei tarvitse tuhlata aikaa tietojen syöttämiseen käsin, tietojen siirtämiseen, inventaariotulosten yhteenlaskuun manuaalisesti, raporttien luomiseen tai haluttujen tietojen hakemiseen. Kun vastaan tulee tilanne, jossa tarvitaan tietoja taulukoista ja muistiinpanoja, kaikki laskentatiedot ovat lähettyvillä ja helposti haettavissa tietokannasta.

”Pystyn yhdellä lujitetun tabletin tietokannalla käsittelemään saman tietomäärän kuin ennen oli sadoilla eri paperiarkeilla”, Herrera sanoo. ”Kaikki tiedot ovat yhdessä paikassa.”

Algiz 7 on vähentänyt huomattavasti työtyötunteja, joita käytettiin tietojen syöttöön, minkä ansiosta nämä samat työntekijät voivat käyttää enemmän aikaa muiden, mukavampien projektien parissa. Ratkaisu säästää myös paperia ja mustetta ja on tehnyt taimitarhan kirjanpidosta paljon luotettavampaa. Uudesta ratkaisusta koitui kuitenkin myös yksi odottamaton etu. ”Työntekijöidemme itseluottamus on kasvanut, sillä he ovat huomanneet osaavansa käyttää tablettia tietojen keruuseen saamatta yhtään opetusta tietokoneiden käytöstä. Tämä antaa meille aivan uusia mahdollisuuksia”, Herrera kertoo.

Algiz 7 on selvinnyt loistavasti Oregonin kevät-, kesä- ja syyssäistä, joissa olosuhteet ovat vaihdelleet mutaisesta ja läpimärästä kuivaan ja pölyiseen 35 °C:n helteeseen. Carlton Plantsilla ei ole valitettavaa.

Lujitetun tiedonkeruutabletin käyttöönotto oli luonnollinen kehitysaskel Carlton Plantislla, ja siitä seuranneiden etujen yhteenlasku ei voisi olla helpompaa: Miljoonia taimia plus yksi lujitettu tablettitietokone on yhtä kuin lukuisat säästetyt työtunnit Herreralle ja hänen henkilökunnalleen.