Robuste Tablets erleichtern die Datenerfassung

Mitarbeiter von Carlton Plants, einer 708 Hektar großen Pflanzanlage in Dayton im US-Bundesstaat Oregon, verwenden bei der Bestandsaufnahme den robusten Tablet-Computer Algiz 7 von Handheld. In den dort herrschenden Witterungsbedingungen werden die Pflanzendaten vor Ort verwaltet.

Bevor das robuste Tablet zur Datenerfassung verwendet wurde, erfassten zwei Mitarbeiter abwechselnd mit Stift und Papier die Daten zum Zustand der Pflanzen, einschließlich eigenhändiger Zeichnungen. Jetzt können sie die Daten direkt in das Tablet eingeben, während sie die Pflanzen auf den Feldern überprüfen. Dadurch sparen sie enorme Zeit und erreichen eine höhere Genauigkeit bei der Bestandsaufnahme.

Carlton Plants befindet sich im US-Bundestaat Oregon im Willamette Valley. Dieses Tal ist berühmt für seine Weingüter und sonstigen landwirtschaftlichen Betriebe. Das kühle und feuchte Klima, das für hervorragende Wachstumsbedingungen in diesem Tal beiträgt, schafft ebenso eine schwierige Arbeitsumgebung für die Angestellten, die die Bäume, Sträucher und Wurzelstöcke der Pflanzanlage zählen.

“An den meisten Tagen stapfen unsere Außenmitarbeiter bei der Bestandsaufnahme von sieben Uhr früh bis vier Uhr nachmittags durch Schlamm und Wasser,“ berichtet Esteban Herrera, Manager für Bestandsaufnahme und Qualitätskontrolle bei Carlton Plants. “Das Papier mit den Notizen wurde feucht und schlammig, und wir mussten die Arbeit noch einmal machen, wenn wir unsere Notizen nicht entziffern konnten.”

Wegen beschädigten oder verlorenen Aufzeichnungen mussten manchmal die Daten für ein ganzes Feld neu erfasst werden und das entspricht ca. 165.000 Pflanzen. Die handgeschriebenen Daten mussten dann manuell in ein Formular am Computer erfasst werden und anschliessend von einem weiteren Mitarbeiter in das Hauptcomputersystem eingegeben werden. Ein Vorgang, der Stunden dauerte.

“Ich verbrachte meine Tage damit, von Hand zu rechnen und die Papiere nach Informationen zu durchsuchen. Das war unglaublich zeitraubend,” erzählt Herrera. “Zeit, die ich bei anderen Projekten zum Wohle der Firma hätte einsetzen können.”

Die manuelle Datenerfassung war nicht besonders effizient und zwang den Bestandsaufnehmer in Sachen Genauigkeit zu Kompromissen. Durch die Interpretation der handgeschriebenen Notizen bei der darauf folgenden Übertragung von Papier in digitale Tabellen nahm die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler zu.

Herrera war klar, dass Carlton Plants das Papier-und-Stift-System durch ein zuverlässigeres Datenerfassungssystem ersetzen musste. Er wusste aber, dass Regen und Schlamm sich nicht gut mit Computer und Elektronik vertragen.

Also begann er mit der Suche nach einem robusten Tablet zur Datenerfassung, das den ganzen Tag in einer feuchten Umgebung benutzt werden kann. Bei seiner Suche stiess er auf Handheld US in Corvallis in Oregon. Handheld überließ Carlton Plants ein Algiz 7 zum Test, und Herrera fand schnell heraus, dass dieses robuste Tablet alle Anforderungen der Pflanzanlage erfüllte.

Das Algiz 7 ist ein ultra robuster Tablet-Computer zur Datenerfassung. Er verfügt außerdem über langlebige Akkus, die sich im laufenden Betrieb auswechseln lassen. Programmierbare Hotkey-Tasten und 4+1 Navigationstasten mit einer Touch-Tastatur im Display sorgen für größte Benutzerfreundlichkeit – auch für die Mitarbeiter bei Carlton Plants, die noch keine Erfahrung mit Computern haben.

Jetzt können die Mitarbeiter die Daten während der Bestandsaufnahme direkt mithilfe einfacher Tasten und der QWERTZ-Tastatur in den Algiz 7 eingeben und anstelle von Zeichnungen mit der integrierten 5-Megapixel-Kamera einfach hochauflösende Fotos der Pflanzen machen.

Das Algiz 7 läuft mit Windows 7 Ultimate, was Herrera ermöglichte, direkt auf dem Tablet eine benutzerdefinierte Microsoft Access Datenbank zu erstellen, welche die Daten sicher speichert und problemlos in die Desktop-PC-Software integriert. Mithilfe der Datenbank erstellt er Gesamtinventuren auf der Grundlage der Pflanzencodes und Anmerkungen entsprechend den besonderen Filterdaten. Außerdem kann er Parameter einstellen, welche den Mitarbeiter bei falscher Dateneingabe alarmiert, basierend auf der Grundlage von Abweichungen über mehrere Jahre.

Nach einer Zählung können die Mitarbeiter die Daten der Tabelle sofort und direkt zur Datenerfassung vom Tablet über WiFi oder USB an einen Büro-Computer senden – ohne Zeitverschwendung bei der manuellen Dateneingabe, Datenübertragung, manueller Berechnung der Bestandeszahlen, Berichterstellung oder Suche bestimmter Daten. Bei Fragen zu Aufzeichnungen und Notizen sind alle Daten griffbereit und lassen sich in der Datenbank leicht filtern.

“Auf dem robusten Tablet kann ich in einer Datenbank Daten verwalten, die vorher auf hunderten von Zetteln festgehalten waren,” erläutert Herrera. “Alle Daten sind an einem Ort.”

Der Algiz 7 hat zahllosen Arbeitsstunden für die Dateneingabe ein Ende bereitet, sodass die Mitarbeiter mehr Zeit für andere, schönere Projekte haben. Außerdem spart es Papier und Tinte und verbessert die Zuverlässigkeit der Aufzeichnungen der Anlage. Noch ein unverhoffter Vorteil! “Unsere Mitarbeiter sind selbstbewusster, da sie das Tablet zur Datenerfassung ohne irgendwelche Computer-Schulungen verwenden können. Es öffnet die Türen zu mehr Möglichkeiten,” schwärmt Herrera.

Bis jetzt hat das Algiz 7 Frühling, Sommer und Herbst in Oregon mit schlammiger, durchdringender Nässe bis hin zu staubigen 30 Grad überstanden. Carlton Plants hat keine Probleme mehr, Berichte zu erstellen.

Die Einführung eines robusten Tablets zur Datenerfassung war der logische nächste Schritt für Carlton Plants, und die Auflistung der Vorteile könnte nicht einfacher sein: Millionen Pflanzen in Kombination mit einem robusten Tablet-Computer, haben zu enormen Zeit- und Kosteneinsparungen für Herrera und sein Team geführt.