Persönliche daten mit intelligenten RFID-schlössern schützen
Aktenvernichtung / Archivierung: Schutz von Kundendaten gemäß DSGVO
Herausforderung
Die Schlüssel zu mechanischen Schlössern von Sammelbehältern in der Aktenvernichtung, sperren oft unternehmensübergreifend, wodurch unbemerkter Datendiebstahl ermöglicht wird, was wiederum schwere DSGVO-Bußgelder nach sich ziehen kann.
Lösung
Die optimale Lösung dafür sind die intelligenten elektronischen RFID-Smart Locks des SECOLO Systems in Verbindung mit dem ultra-robusten Handheld Nautiz X2 von der Firma Handheld, womit für jeden Kunden exklusive Entriegelungsrechte geladen werden.
Ergebnis
Über 100.000 Sammelbehälter mit personenbezogenen Daten von Kunden sind jetzt sicher und halten Unternehmen in ganz Europa und Asien im Einklang mit der DSGVO.
Kunden verlassen sich darauf, dass Unternehmen ihre persönlichen Daten sicher aufbewahren. Unternehmen setzen auf das smarte SECOLO-System.
Sobald die personenbezogenen Daten der Kunden von einem Unternehmen erhoben wurden, gibt es zwei Möglichkeiten: die Daten zu verwenden, kurzfristig zu speichern und dann zu vernichten, oder sie langfristig zu speichern. In jedem Fall müssen die Daten sicher aufbewahrt und vor unbefugtem Zugriff maximal geschützt werden, damit die Informationen der Kunden auch geheim bleiben. Diese Verantwortung wurde in der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verankert, welche die nationalen Datenschutzbehörden ermächtigt, hohe Bußgelder zu verhängen, wenn ihre Anforderungen nicht erfüllt werden.
FMTec – Future Management Technologies hat bei der Akten- und Datenträgervernichtung ein Problem erkannt, dessen sich viele Unternehmen nicht bewusst sind. Die mechanischen Schlüssel für die Sammelbehälter entriegeln fast immer unternehmensübergreifend, auch dann, wenn das Aktenver¬nichtungsunternehmen zertifiziert ist. Dies macht nicht nur alle Daten der Unternehmen angreifbar, sondern erfüllt auch nicht die Anforderungen der EU-DSGVO.
Höchste Sicherheitsstandards bei der Akten- und Datenträgervernichtung
FMTec entwickelt und produziert intelligente Sicherheitssysteme zum Schutz wertvoller, sensibler und gefährlicher Güter beim Transport. Eine typische Anwendung für das selbst entwickelte SECOLO-System ist die Akten- und Datenträgervernichtung. Das SECOLO Schließ- und Managementsystem für Sammelbehälter beinhaltet intelligente elektronische Schlösser mit RFID-Technologie, die jedem Unternehmen exklusive Zugriffs- bzw. Entriegelungsrechte gewähren. Das Schloss zeichnet alle Ereignisse auf, so dass der Vernichtungsprozess lückenlos dokumentiert ist. Außerdem ertönt ein Alarm, wenn ein Behälterdeckel offenbleibt oder nicht richtig geschlossen wurde.
Die intelligenten IoT-basierten Produkte von FMTec schützen auch Gegenstände, die ein Unternehmen langfristig aufbewahren und schützen möchte, wie beispielsweise sensible interne Dokumente und elektronische Speichermedien. SECOLO schützt sie vor Diebstahl, Manipulation und unbefugtem Lesen oder Kopieren.
Nautiz X2 ist der perfekte Partner für SECOLO
Manfred Falch, Gründer und CEO von FMTec, sagt: „Wir als Innovationsführer für RFID-basierte elektronische Sicherungssysteme in der Logistik haben uns aus mehreren Gründen für das Nautiz X2 entschieden. Wir schätzen den leistungsstarken Prozessor, das Android-Betriebssystem und die hervorragende Speicherkonfiguration sowie das ergonomische und schlanke Design. Und es bietet eine Schnittstelle für unser Kommunikationsmodul und Backend-System. Fazit: Es erfüllt unsere strengen Anforderungen an die Zuverlässigkeit, um die Daten unserer Kunden zu schützen.“
Die RFID-Tracking- und Marker-Technologie sorgt dafür, dass Behälter in LKWs oder bei den Schreddern berührungslos automatisch entriegeln, aber auch lückenlos verfolgt werden können. Dies ermöglicht eine bessere Übersicht über die Verteilung der Sammelbehälter und liefert gleichzeitig einen DSGVO-konformen Nachweis.
Sicher und gesichert
Sicherheitsbehälter in ganz Europa und Asien wurden mit dem SECOLO Smart Lock SL1000 ausgestattet. FMTec hat für das Nautiz X2 die SECOLO Mobile Management App zur Konfiguration, Übergabe und Rücknahme, sowie der Freischaltung der Schlösser entwickelt. Die Kommunikation zwischen dem Nautiz X2 und dem SECOLO Smart Lock erfolgt über die NFC-Schnittstelle oder per Funk, der Datenabgleich mit dem Server erfolgt über WLAN sowie 4G/LTE.
„Ein weiterer Vorteil“, so Falch, „ist, dass bestehende Sammelbehälter mit dem elektronischen Schloss nachgerüstet werden können. Behälter ohne elektronisches Schloss werden mit dem Barcodescanner im Nautiz X2 erfasst. So können die Kunden das SECOLO-System für alle Behälter nutzen und benötigen für die Mitarbeiter immer nur ein Handheld.“
„Wir sind richtig stolz darauf, dass das SECOLO-System mit Nautiz X2 die aktuellen und zukünftigen Sicherheitsanforderungen stets erfüllen wird.“